Skip to content

Hoe haal je 100% uit Microsoft Office 365?

Hoe haal je 100% uit Microsoft Office 365?

Gemeente Arnhem AVG dwangsom afvalpas2

Wil je echt 100% halen uit de samenwerkingsmogelijkheden van Microsoft Office 365, waardoor je productiever, efficiënter, veiliger en slimmer gaat samenwerken? Dan gaat het vooral om de betrokkenheid en commitment van medewerkers. Waarom dat veel energie en aandacht kost en hoe je alles uit Microsoft Office 365 kunt halen lees je hier:

Veranderen? Hoezo?

Het is iets wat gewoon hoort bij het menselijk instinct. We houden van veiligheid en zekerheid en daar past het woord ‘verandering’ niet bij. Medewerkers omarmen snel weer oude werkpatronen waardoor transities naar cloud omgevingen als Microsoft Office 365 lang niet altijd volledig slagen. Daarom deze 4 tips, om 100% uit Microsoft Office 365 te halen:

Tip1: Maak informatie- en kennisoverdracht behapbaar

Zorg dat je bij het voorschotelen van nieuwe technologie niet alles in één keer bij medewerkers op het bord legt. Bij de implementatie van Microsoft Office 365 wordt meestal als eerste de samenwerking vergroot doordat iedereen met zijn of haar e-mail in de cloud gaat werken. Dat is een mooi moment om eens wat langer bij e-mail stil te staan. Want wat zijn eigenlijk de richtlijnen voor het gebruik van e-mail? Moet je wel altijd iedereen in cc. zetten en wanneer is het beter om gewoon even met elkaar te bellen? Kortom, ga je niet te snel richten op alle functionaliteiten van Microsoft Office 365, maar doe het stap-voor-stap en geef elke stap de juiste aandacht.

Tip 2: Betrek medewerkers al in een vroeg stadium

Zomaar overgaan naar een andere werkomgeving zal meestal leiden tot weerstand. Door medewerkers vanuit verschillende disciplines al in een vroeg stadium te betrekken kan je bijvoorbeeld een ‘type gebruiker’ vaststellen. Als voorbeeld: Wat is nodig bij ons voor de mobiele werker? Niet iedereen zal een mobiele werker zijn, maar iemand die bijvoorbeeld veel onderweg is, zoals een accountmanager, zal het fantastisch vinden als hij altijd met zijn smartphone bij de offertes kan die in SharePoint zijn opgeslagen. Resumerend, kijk wie je medewerker is en wat hij of zij nodig heeft. Dat lukt het best door gewoonweg het gesprek aan te gaan.

Tip 3: Denk logisch na zodat je niet doet wat je altijd deed

Misschien wel de grootste valkuil is om de bestaande manier van werken en alle daarbij behorende documenten één-op-één van een on premise omgeving naar een cloud omgeving over te zetten. Feitelijk verandert er dan niet zo heel veel. Het inrichten van een cloud omgeving, waarbij je bijvoorbeeld ook Microsoft SharePoint of Microsoft Onedrive gaat gebruiken, is het uitgelezen moment om eerst eens te bepalen wat iemand wel of niet voor de functie nodig heeft. Heb je bijvoorbeeld te maken met veel klantenmappen dan kan het interessant zijn om de mogelijkheden van een goed CRM systeem te onderzoeken. Of misschien dat je wel een boekhoudpakket nodig hebt in plaats van de vele financiële Excel sheets die je op de centrale schijven ziet staan. Kortom, doe niet wat je altijd deed in de cloud maar stel je vooral ook de vraag wat je zou doen als je helemaal opnieuw zou beginnen.

Tip 4: Deel de successen

Mensen leren graag van anderen en weerstand verdwijnt als de voordelen gezien worden. Een voorbeeld: Met Microsoft Teams kan iedere medewerker samenwerkingsgroepen aanmaken om via chat-en Skypefunctionaliteit vanaf elke locatie met elkaar samen te werken. Doordat je met Microsoft Teams via korte, snelle chats communiceert, werkt dat veel sneller dan via het betrekkelijk langzame e-mail. Met e-mailcommunicatie moet je immers soms dagen op een antwoord wachten. Dat is het echte voordeel en versnelt de onderlinge samenwerking in allerlei projecten. Deel dus successen, omdat medewerkers de volle 100% van Microsoft Office 365 gaan gebruiken als ze het nut ervan ervaren.

Omarm de verandering

Microsoft Office 365 is niet iets wat je zomaar even aanschaft. Het is iets waarbij er een mindset moet gaan ontstaan om constant te veranderen en te verbeteren. Dat is wat het uiteindelijke succes bepaalt. Binnen een week kun je aan de slag met Microsoft Office 365, maar dan begint het pas! We helpen er graag bij!

Synlogic logo

Branderweg 1H
8042 PD Zwolle

Telefoon: 038 454 2260

E-mail: info@synlogic.nl
E-mail: helpdesk@synlogic.nl

KVK:  55029175
BTW: NL851536402B01

Algemene voorwaarden

Volg ons op
social media

MS 5 Gold statussen footer

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief




© Copyright 2019 Synlogic BV

Scroll To Top