Skip to content

Overstap naar VoIP telefonie: een goede voorbereiding voorkomt onrust

Overstap naar VoIP telefonie: een goede voorbereiding voorkomt onrust

Gemeente Arnhem AVG dwangsom afvalpas2

In de jaren 90 was het heel modern: een telefoonlijn waarover je tegelijkertijd kon internetten en bellen. In de tussentijd zijn er vele veranderingen doorgevoerd en zijn we steeds afhankelijker van een goede internetverbinding. We communiceren via e-mail, Teams of Whatsapp, betalen facturen via een webapplicatie of mobiele app en aan het einde van de dag rekenen we onze boodschappen contactloos af. Nederland is koploper op het gebied van digitalisering, maar was daarentegen ook één van de laatste landen met ISDN-verbindingen. Tijd dus om de overstap te maken naar moderne oplossingen die toekomst zeker zijn, waaronder VoIP telefonie.

 

VoIP telefonie

Begin 2017 kondigde telefoonleverancier KPN aan haar traditionele telefonienetwerk in september 2019 te vervangen door toekomst vaste alternatieven. Best een ingrijpende verandering, aangezien een telefoonlijn ondanks de digitalisering nog altijd de basis is van vele primaire bedrijfsprocessen (internet, bellen, faxen, beveiligingscentrales, deurintercom, slagboom en pinapparaten).

Voor de ‘toekomst vaste alternatieven’ wordt al enkele jaren IP-technologie toegepast. Telefonie wordt hierdoor aangeboden als VoIP, Voice over Internet Protocol, en brengt een aantal voordelen met zich mee. Zo ben je niet meer gebonden aan de grote telefoonleveranciers als KPN en betaal je enkel voor de diensten die je daadwerkelijk nodig hebt. Daarentegen bedenken VoIP aanbieders prachtige namen om hun telefoonabonnement aan te prijzen. Het gebruik van deze fraaie termen werkt echter versluierend, waardoor je niet precies meer weet waar je voor kiest.

 

5 stappenplan

Het implementeren van VoIP telefonie blijkt in de praktijk nogal eens tegen te vallen. Vaak blijkt pas na de implementatie dat er aan essentiële zaken is voorbijgegaan met vervelende gevolgen van dien. Een goede voorbereiding kan dat voorkomen. Zo is het belangrijk om eerst na te gaan wat je wilt en wat je (dagelijks) nodig hebt. Vervolgens is het van belang om te begrijpen wat een leverancier aanbiedt en waarom. Aan de hand van 5 stappen leer ik je graag wat je kunt verwachten en vergeet je geen belangrijke functionaliteiten. Het helpt je bij de voorbereidingen bij de overgang naar VoIP telefonie, maar dwingt je tegelijkertijd om na te denken over wat er allemaal komt kijken bij de overstap.

 

1. Doelbepaling

Bedenk allereerst waarom je wilt overstappen en welk probleem je wilt oplossen. Zet jouw redenen op een rij en zorg dat je deze bij het verdere onderzoek duidelijk in beeld houdt. Enkele redenen voor vernieuwing kunnen zijn:

  • Uitfasering van ISDN-verbinding (per 1 september 2019)
  • Vervanging van oude apparatuur omdat deze niet meer wordt ondersteund
  • Verbetering van telefonische bereikbaarheid
  • Uitbreiding van het aantal werkplekken
  • Besparen op telefoonkosten + budget
  • Mogelijk maken van thuiswerken
  • Rapportages en grafieken uit kunnen draaien

 

2. Functionaliteiten

Analyseer vervolgens de gewenste interne en externe communicatie en koppel hier de juiste functionaliteiten aan. Bepaal welke functies voor jou belangrijk zijn. Houd daarbij in je achterhoofd dat je wellicht niet dagelijks alle functies gebruikt, maar dat het wel handig is om functies in te kunnen schakelen wanneer jij dit wilt. Sommige functies zijn standaard bij de prijs inbegrepen, voor andere functies moet je (soms) extra betalen. Functionaliteiten die belangrijk kunnen zijn:

  • Welkomstteksten kunnen inspreken
  • Keuzemenu en meldteksten kunnen inspreken en wijzigen
  • Wachtrij kunnen inzien en klanten in de wachtrij kunnen plaatsen (met of zonder wachtmuziek)
  • Wisselgesprekken, belgroepen (gratis onderling bellen) en doorschakelen van gesprekken
  • Dag- en nachtstand, met de mogelijkheid tot doorschakelen tijdens korte waarneming
  • Gespreksopnames mogelijk maken, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden
  • Opnames van gesprekken versleuteld via e-mail ontvangen in een WAV-file (AVG proof)
  • Grafieken en rapportages inzien om te onderzoeken of verbeteringen mogelijk zijn of om wachttijden te verminderen
  • Exportfunctie van grafieken en gesprekken
  • Integratie met mobiele telefonie (VAMO)
  • Een smartphone applicatie waarmee vaste toestellen kunnen worden bediend en mobiele bereikbaarheid kan worden ingesteld
  • Geïntegreerde thuiswerkplek, waardoor men tijdens ziekte of vakantie alsnog bereikbaar kan zijn
  • Voicemail per toestel of belgroep

 

3. Inventarisatie

Bepaal dan het aantal werkplekken waar je bereikbaar wilt zijn en inventariseer welke toestellen en andere hardware je daarvoor nodig hebt. Probeer in kaart te brengen wat eventueel verwijderd kan worden na een overgang, zoals:

  • Vaste telefoons
  • Loop (dect)telefoons
  • Headsets
  • Internetverbindingen(en)
  • Thuiswerkverbinding(en)
  • Faxen (in- en uitgaand)
  • Deur/video intercoms
  • Doormelding alarminstallaties en overig modem verkeer

Vanzelfsprekend stel jij hoge eisen aan de beschikbaarheid en functionaliteit van jouw telefooncentrale. Daarentegen zijn kwalitatief hoogstaande producten nodig om dit te kunnen realiseren. Schaf je een (te) goedkoop product aan, dat niet is uitgerust om de grote hoeveelheid telefoontjes die het dagelijks ontvangt te verwerken, dan krijg je daar snel spijt van. Een telefoonaansluiting die veel storingen geeft kost je uiteindelijk meer tijd (en ergernis) en wellicht zelfs klanten.

 

4. Prijsbepaling

Nu je dat hebt omschreven is het tijd om een keuze te maken. Zoals in het begin van deze blog al aangegeven, verpakken veel telefoonaanbieders hun tarieven in mooie marketingtermen, die nogal onoverzichtelijk kunnen zijn. Dat maakt het voor een ‘leek’ lastig om tot een goede (prijs)vergelijking te komen. Aan de hand van de antwoorden op de vragen uit de eerste drie stappen en de telefoonfacturen maak ik graag een duidelijk overzicht voor je, zodat duidelijk is welk abonnement geschikt is en wat de besparing en terugverdientijd zal zijn. Ik ga daarbij uit van een zestal elementen die de prijs bepalen:

  1. Type breedbandverbinding (internetlijn)
  2. Eventuele ondersteuning (helpdesk en/of SLA-contract)
  3. Eenmalige abonnementskosten
  4. Maandelijkse abonnementskosten
  5. Gesprekskosten
  6. Looptijd van het contract

 

5. Realisatie

Zodra jij met mijn aanbod akkoord gaat, is het tijd voor de realisatie. De verhuizing (ook wel portering genoemd) van jouw telefoonnummers van de huidige naar de nieuwe provider zal altijd in twee stappen verlopen. Eerst worden de IP-toestellen en/of andere hardware/software aangesloten en geïnstalleerd, zodat je alvast via VoIP uit kunt bellen. Zodra de telefoonnummers zijn geporteerd wordt ook het binnenkomende telefoonverkeer omgezet. Zo ben je slechts enkele minuten tot maximaal een half uur onbereikbaar.

Vaak wordt vervolgens vergeten de ISDN-verbinding of overige lijnen op te zeggen. Jammer, want dit is tenslotte een maandelijkse besparing en zonde van het geld als de abonnementen door lopen. Ik help je graag om deze verbindingen op te zeggen.

 

Inventarisatielijst

Om de overstap naar VoIP telefonie zo goed mogelijk te begeleiden heb ik een inventarisatielijst opgesteld om alles vast te leggen. Mocht je deze inventarisatielijst graag ontvangen, laat het me dan gerust even weten. Ik stuur hem je vrijblijvend toe.

Deze blog is geschreven door VoIP specialist Christiaan Metselaar. Mocht je naar aanleiding van deze blog benieuwd zijn naar de VoIP mogelijkheden voor jouw organisatie of vragen hebben, neem dan gerust contact op met Christiaan. Hij helpt je graag verder!

Synlogic logo

Branderweg 1H
8042 PD Zwolle

Telefoon: 038 454 2260

E-mail: info@synlogic.nl
E-mail: helpdesk@synlogic.nl

KVK:  55029175
BTW: NL851536402B01

Algemene voorwaarden

Volg ons op
social media

MS 5 Gold statussen footer

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief




© Copyright 2019 Synlogic BV

Scroll To Top