De F:schijf; een doorn in het oog voor jouw AVG/GDPR compliancy

De lokale F:schijf; een doorn in het oog voor jouw AVG/GDPR compliancy

Gemeente Arnhem AVG dwangsom afvalpas2

De F:schijf, een schijf dat binnen een organisatie nog in grote mate voorkomt. Deze ‘Fileserver’ bevat veel privacygevoelige en vertrouwelijke informatie over uiteenlopende belangrijke zaken. Dit is niet conform de AVG/GDPR, die op 25 mei 2018 al van kracht is gegaan. Medewerkers hebben persoonlijke gegevens die worden verwerkt in de daarvoor bestemde mappen. Maar ook medewerkers die niet meer werkzaam zijn bij de organisatie hebben vaak nog veel vergeten en gevoelige data op de F: schijf staan.

Naast de persoonlijke mappen zijn er ook nog meerdere mappen per afdeling. Sales, HR, Marketing en OR hebben gewoonlijk een aparte map waar alle documenten worden opgeslagen en gedeeld. Ook zijn er nog mappen met klantenbestanden, projecten en bedrijfsactiviteiten. Er zijn zoveel mappen en sub-mappen dat veel medewerkers uiteindelijk geen idee hebben waar en welke informatie er in de mappen is verwerkt. Dit is niet conform de wetgeving van de GDPR en zou door iedere organisatie actief beleid op gevoerd worden.

De AVG/GDPR-ready werkplek van Synlogic biedt het MKB hierin een eenvoudige en snelle uitkomst. Meer weten over onze manier om jouw organisatie te ontzorgen? Neem meteen contact op met onze specialist Hindrik Jonker, hij vertelt je er graag meer over!

Hoe loik dit op? 
Door middel van een zoekopdracht is het mogelijk om op de F: schijf te zoeken naar bepaalde termen die mogelijk betrekking kunnen hebben op privacygevoelige informatie. Dit is in de praktijk onhandig en tijdrovend.  

Microsoft biedt hierin een handige tool waardoor de F: schijf wordt doorzocht en alle resultaten in een database worden opgeslagen. Hierdoor is er de mogelijk om gebruik te maken van labels en data classificatie toe te kennen aan de bestanden die extra beveiligd dienen te worden.  

Hoe kan ik voldoen aan de AVG/GDPR door middel van Office 365? 
Het gebruik van een F: schijf is onpraktisch als je wilt voldoen aan de AVG/GDPR-wetgeving. Een Word document met bijvoorbeeld adresgegevens van klanten is een bron van privacygevoelige informatie. Maar ook telefoonnummers van leveranciers vallen onder deze categorie. De verschillende apps zoals Onedrive, SharePoint en Teams geven je als organisatie uitgebreide opties om te voldoen aan de AVG/GDPR.  

Waar kunnen mijn persoonlijke mappen? 
Verplaats alle persoonlijke mappen naar OneDrive for Business. Eenmaal in het programma kan er bepaald worden hoe desbetreffende bestanden worden gedeeld en beveiligd. Daarbij biedt OneDrive voor elke gebruiker van Office 365 een opslag van minimaal 1000 GB. 

Waar kunnen onze afdelingsmappen? 
Alle afdelingsmappen kunnen verplaatst worden naar Sharepoint Online Library. Net zoals bij OneDrive kan hier ook gebruik gemaakt worden van beveiliging, classificatie door middel van labels en het toevoegen van bewaartermijnen conform de AVG/GDPR. 

Waar gaan de overige activiteiten en projecten? 
Sla alle overige gegevens en informatie op in de app Microsoft Teams. Deze app is compleet geïntegreerd met de compliance mogelijkheden die Microsoft Office 365 biedt. 

Overblijvende gegevens 
Om als organisatie volledig compliant te worden met de AVG/GDPR-wetgeving dient er ook informatie te worden opgeruimd. Naast het opruimen van data is er ook heel veel informatie die wel bewaart dient te blijven maar niet altijd direct beschikbaar hoeft te zijn. Deze informatie kan eenvoudig binnen SharePoint worden verwerkt.  

Heb jij nog steeds een fileserver en wil je onze hulp bij het compliant worden conform de AVG/GDPR. Neem dan contact op met onze specialist Hindrik Jonker.

Synlogic logo

Branderweg 1H
8042 PD Zwolle

Telefoon: 038 454 2260

E-mail: info@synlogic.nl
E-mail: helpdesk@synlogic.nl

KVK:  55029175
BTW: NL851536402B01

Algemene voorwaarden

Volg ons via
social media

Facebook logo linkedin logo Twitter logo

MS 5 Gold statussen footer

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief




© Copyright 2019 Synlogic BV